Bandung, setda.belitung.go.id – Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Belitung melaksanakan kegiatan Studi Kaji dan Tiru Bidang Keprotokolan, Dokumentasi, dan Komunikasi Pimpinan ke Pemerintah Provinsi Jawa Barat dan Sekretaris Dewan DPRD Provinsi Jawa Barat. Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka menggali potensi bidang keprotokolan, dokumentasi, dan komunikasi pimpinan sekaligus menjalin relasi untuk memperkuat jejaring bidang Prokopim.
Kunjungan kali ini dipimpin oleh Kabag Prokopim Setda Kabupaten Belitung, Dr. Zakina, S.Sos, M.Si disertai oleh pejabat fungsional pada lingkup Bagian Prokopim, Rabu, (20/11/2024).
Dalam pengantarnya, Kabag Prokopim menjelaskan, adapun tujuan dilaksanakannya kunjungan ini adalah dalam rangka menggali ilmu, pengetahuan, wawasan dan pengalaman terkait bidang keprotokolan, khususnya berkenaan dengan pelayanan pimpinan.
“Kedatangan kami ingin belajar lebih banyak terkait pelaksanaan keprotokolan dan mengkaji lebih jauh penerapan aturan bidang keprotokolan sesuai perundangan yang berlaku sekaligus ingin menjaring relasi dan koneksi untuk meningkatkan kapasitas SDM protokol di lingkup Prokopim Setda Belitung sekaligus menjalin kerjasama pada beberapa program keprotokolan”, ujar Zakina.
Lebih jauh, Zakina juga menyampaikan keinginannya untuk bisa dibantu terkait pembinaan dan pendalaman bidang keprotokolan untuk SDM Pemkab Belitung, khususnya Bagian Prokopim. “Kami sangat berharap bahwasanya nanti Pemerintah Provinsi Jawa Barat berkenan untuk melakukan kunjungan balasan ataupun menjadi nara sumber pada kegiatan diklat/bimtek, sehingga kita bisa sharing dan berdiskusi terkait bidang keprotokolan dan pelayanan pimpinan”, ujarnya.
Sementara itu, Jajaran Biro Administrasi Umum dan Pimpinan Setda Provinsi Jabar dalam hal ini diwakili Kepala Biro, Adi Komar beserta jajarannya menyambut hangat kedatangan rombongan Prokopim Belitung dan berharap agar bisa saling berdiskusi dan sharing terkait bidang layanan keprotokolan, dokumentasi, dan komunikasi pimpinan sehingga nantinya bisa saling belajar satu sama lain. “Kami akan membantu sebisa mungkin apa yang bisa kita diskusikan dan dibahas lebih jauh sehingga dapat diaplikasikan bersama. Insyallah kami siap untuk memberikan dukungan apabila dibutuhkan”, jelasnya.
Senada dengan maksud dan tujuan yang telah disampaikan pada kunjungan pada Pemerintah Provinsi Jawa Barat, hal yang sama juga disampaikan pada kunjungan di Setwan Provinsi Jabar.
Dijelaskan Protokol Pranata Humas Ahli Muda, Riza Mariza Hermawati didampingi jajarannya mengatakan bahwa mereka akan senantiasa membuka diri bagi yang ingin belajar dan saling sharing tentang pelaksanaan tugas keprotokolan dan kehumasan. “Mudah-mudahan kunjungan yang dilaksanakan ini dapat memberikan manfaat dan dampak positif bagi kita semua. Karena pada dasarnya acuan pelaksanaan keprotokolan sama hanya saja tinggal pelaksanaan di lapangan yang berbeda disesuaikan dengan keadaan yang sifatnya sangat situasional serta fleksibel”, ujarnya.
Selanjutnya ditambahkan pula oleh Ahen, bahwa protokol memiliki tagline “Siap Salah”. Artinya apapun yang keinginan pimpinan harus dipenuhi sebaik dan sesegera mungkin, protokol harus siap dengan segala beban dan resiko yang terjadi di lapangan. Protokol seringnya tidak akan pernah benar dan sempurna sebaik apapun itu kejadian dan peristiwa selalu ada kekurangan dalam berbagai sudut pandang yang subjektif bukan objektif, tergantung siapa yang dilayani. Istimewa, karena protokol berbeda dengan lainnya, baik itu dari segi penampilan, khususnya pakaian yang berbeda dengan lainnya. Karena protokol adalah cerminan pimpinan. Mereka dituntut untuk humanis, komunikatif dan loyalitas, ikhlas dan bahagia dalam kondisi sesuai tagline Siap Salah”, pungkasnya.
Dalam kesempatan ini rombongan juga berkesempatan untuk berkeliling dan melihat langsung beberapa ruangan pelaksanaan tugas keprotokolan dan kehumasan di masing-masing bidang. Hal ini tentunya menjadi pemicu semangat bagi rekan-rekan Prokopim Setda Kabupaten Belitung untuk terus memperbaharui diri dengan ilmu dan wawasan yang semakin tinggi ke depan dan terus meningkatkan kinerja yang semakin baik dari waktu ke waktu sesuai dengan tuntutan dinamika zaman dan layanan yang diinginkan pimpinan.
Novelty (kebaruan) dan inovasi yang dapat diaplikasikan serta dikembangkan oleh Prokopim Pemkab Belitung sebagai simpulan akhir dari kunjungan kerja balasan ke Jawa Barat ini adalah:
1. Digitalisasi dan penggunaan teknologi sebagai tools utama dalam keprotokolan, pendokumentasian dan layanan komunikasi pimpinan;
2. Optimalisasi dan aktivasi marketing digital (media sosial) yang terukur dan terarah;
3. Analisis konten publikasi media mainstream dan online untuk penentuan tone positif dan negatif pemberitaan yang terbagi dalam ragam rentang waktu per hari, per minggu dan seterusnya;
4. Program Capasity Building serta jejaring eksternal Prokopim yang mumpuni; serta
5. Output pelaporan pelaksanaan kegiatan layanan pimpinan yang trendy (kekinian).
Diakhir kedua kunjungan kerja tersebut, dilakukan pertukaran cinderamata disertai salam khas masing-masing dalam kesepakatan dan tagline yang sama “Siap Salah” pelayanan dari hati yang ikhlas, humanis, dan harus bahagia. (Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Belitung/Zakina/Fradika)
